Про CRM

Иногда сценаристу в мессенджер падают удивительные сообщения. Например: «Мы решили вернуться к проекту Х. Когда сможете приступить?» – от заказчика, чья фамилия затерялась в списке контактов позапрошлого телефона и сейчас уже ничего сценаристу не говорит.

Чтобы понять, кто это пишет и что это за проект Х, к которому предлагается приступить как можно скорее, сценарист принимается листать переписку. Но она обрывается, не начавшись: за те пять лет, что прошли с момента последнего обмена сообщениями, не только сам сценарист, но и заказчик сменил телефон, сим-карту, электронную почту, мессенджер, кинокомпанию, а иногда и фамилию. И теперь сценаристу приходится либо начинать переговоры по проекту Х заново, сославшись на ранний Альцгеймер, либо поднимать все рабочие письма за много лет, чтобы найти там полтора древних е-мейла с прикрепленной заявкой на Х.

Да, заказчики периодически пропадают, порой на годы; об этом я писала, например, тут. Но периодически они все-таки возникают из небытия – так, словно мы час назад прервались на кофе. «По деньгам и срокам вас все устраивает? Когда ждать расширенную заявку?»

Чтобы ненароком не написать «устраивает», согласившись тем самым отдать вместе с первым драфтом сценария одну почку, а со вторым – вторую, необходимо вспомнить, что конкретно мне предлагали. И что в этом предложении меня не вполне устраивало, раз я не приступила к работе еще тогда.

Переговоры по разработке сценария бывают долгими и прерывистыми. Заказчики меняются, пропадают и появляются подобно морским приливам. Как удержать их в памяти параллельно со всей текущей работой?

Очень просто – с помощью CRM (Client Relations Manager). Не пугайтесь: это не человек, а система учета клиентов. То есть специальный софт – или просто документ Word, куда вы записываете всех заказчиков и каждое свое взаимодействие с ними. Или, на худой конец, просто тетрадка, куда вы записываете все то же самое.

Когда я была начинающим сценаристом, мне казалось, что система учета заказчиков понадобится дай бог лет через двадцать. А пока для моих полутора жалких проектов никакой CRM не нужен: каждый мейл с каждой правкой, которую я получаю, и без того выжигается каленым железом на моем кровоточащем сердце.

Надо ли говорить, что не успела я оглянуться, как проектов, а главное, переговоров по ним стало гораздо больше. И скоро я вообще перестала помнить, кто все эти люди, чего именно они от меня хотят и о чем мы с ними уже успели договориться.

Например, оказалось, что по двум из пяти проектов у меня оба заказчика – Александры. (Это не говоря о еще двоих Александрах, преподававших у нас тогда же в Московской школе кино.) Пару раз я даже ответила на письмо одному Александру, думая, что отвечаю другому. Так я выяснила, что разные Александры друг друга несколько недолюбливают.

В итоге, чтоб не сойти с ума и не перессориться со всеми заказчиками, я завела себе CRM-систему. Конечно же, в виде таблички Excel. Вы, может быть, думаете, что я мастер и асс «Экселя»? Это совершенно не так; просто Excel – это все, что я знаю в компьютере, кроме Ворда.

Для наглядности я приложу к этому посту скриншот из начала своей таблички. Розовый столбец – это названия всех проектов, по которым я вела или веду переговоры и/или работаю. Слева от него – столбцы с названиями кинокомпаний, контактами и фамилиями продюсеров и редакторов. Справа – столбцы с датами и итогами переговоров, задачами по проектам, дедлайнами и гонорарами – уже полученными и все еще ожидаемыми.

Самый важный столбец называется «Статус проекта»: сюда я записываю каждый мейл, зум или встречу по проекту в формате «до чего договорились и что решили». Благодаря этому я всегда знаю, что именно я сдала, какая реакция на это последовала (если она последовала), и что надо делать дальше.

Эту таблицу я сделала десять лет назад. Если бы я верстала ее сейчас, то организовала бы все иначе, но теперь-то уже делать нечего, я привыкла – и продолжаю ее в этом виде...

...Хотя вот автоматизации заполнения этой таблицы мне, конечно же, не хватает. В последние полтора года я стала лениться каждый раз руками заносить туда итоги зумов и переписок с потенциальными заказчиками, и в результате на днях мне пришлось поднимать сообщения в почте и двух разных мессенджерах, чтобы понять, чего хочет заказчик, «вернувшийся» ко мне по проекту годичной давности. Отчасти поэтому я и решила написать об этом в канал – вдруг у вас есть гораздо более простые и удобные CRM-системы, которые я могла бы взять на заметку?

А вообще – не ленитесь записывать, о чем вы с заказчиком договорились, что сделали и сколько денег за это уже получили или вот-вот получите. Даже если ни один ваш проект еще вышел и не даже близится к завершению, CRM-система покажет, как много вы на самом деле уже сделали, – и как много делаете каждый день.

#CRM #самодисциплина #коммуникация #заказчик

Скриншот моей CRM-таблички